Op 10 november 2020 heeft de gemeenteraad ingestemd met een extra kredite. Daarmee kon de voorbereiding van fase 2 weer actief ter hand genomen worden. Voor deze voorbereiding heeft de raad op 5 maart 2020 een krediet beschikbaar gesteld van € 1.200.000,-.

Voor fase 2 van de voortzetting van de realisatie van het Huis van de Stad wordt een andere wijze van contracteren van ontwerpende en uitvoerende partijen voorgestaan dan in fase 1. Niet een traditioneel proces waarbij ontwerpers en adviseurs een technisch ontwerp met bestek + tekeningen opstellen dat vervolgens wordt aanbesteed.

Nu wordt het gedaan op basis van een vooraf bepaald programma van eisen een zgn. ‘Design & Build’-uitvraag te doen, waarbij een team van ontwerpende en uitvoerende partijen wordt gecontracteerd.

Deze werkwijze heeft als voordeel dat de gehele ontwerp- en aanbestedingsproceduretijd aanzienlijk wordt ingekort, hetgeen noodzakelijk is om uiteindelijk de huidige huisvesting in Hoogvoorde vóór einde huurcontract (1 januari 2023) te kunnen leegruimen.

De procedure start met een (Europese) openbare selectie van geïnteresseerde partijen. Op basis van de in de opgestelde selectieleidraad opgenomen uitsluitingsgronden (verklaring gedrag etc.) en geschiktheidseisen (o.a. financiële draagkracht, beroepsbevoegdheid, technische vakbekwaamheid) worden, indien noodzakelijk via loting, 5 partijen geselecteerd die worden gevraagd een concrete aanbieding te doen. Het tijdpad voor de selectiefase ziet er als volgt uit:

-Publicatiedatum aankondiging 03-02-2021
-Sluitingstermijn tot stellen van schriftelijke vragen 16-02-2021, 12.00
-Toezenden nota van inlichtingen 19-02-2021
-Sluitingsdatum aanmelding als gegadigden 08-03-2021, 12:00
-Bekendmaking geselecteerde gegadigden 12-03-2021
-Bezwaartermijn Verzenden uitnodiging tot inschrijving 10 kalenderdagen 23-03-2021

Gevolgen en/of vervolgtraject Voor de gunningsfase met de 5 geselecteerden wordt een gunningsleidraad opgesteld met daarin o.a. opgenomen het gunningscriterium, de vereisten van de inschrijving en een planning. Op 15 februari  wordt er aan het presidium voorgesteld om een werksessie voor de raad te organiseren, waarbij raadsleden in de gelegenheid wordt gesteld mee te denken over de nieuwe inrichting van de raadszaal/theaterzaal.

Tijdspad van inschrijving tot gunning
Uitnodiging tot inschrijving 23-03-2021
Schouw op locatie Datum volgt
Sluitingstermijn tot stellen van schriftelijke vragenronde 1 door inschrijvers 06-04-2021
Publiceren nota van inlichtingen 13-04-2021
Sluitingstermijn tot stellen van schriftelijke vragenronde 2 door inschrijvers 27-04-2021
Publiceren nota van inlichtingen 04-05-2021
Sluitingsdatum van aanbieding inschrijvers 18-05-2021, 12:00
In kennisstelling van voorgenomen gunning 01-06-2021
Bezwaartermijn 20 kalenderdagen Verstrekken van definitieve gunning en contractondertekening - Publicatie resultaten aanbestedingsprocedure -