Ballonvaren vereist een operationele aanpak waarbij planning, materiaalvoorbereiding en luchtvaartveiligheid samenkomen. In Nederland geldt voor elke ballonvaart een luchtvaartregime waarbij hoogte, route en weersomstandigheden bepalend zijn voor de uitvoering. De vaarten worden gecoördineerd door een piloot en begeleid door een volgteam. De uitvoering is volledig afhankelijk van factoren als locatiegeschiktheid, luchtruimindeling en actuele windrichting.

Startlocaties afgestemd op windrichting
De keuze voor een opstijglocatie is gebaseerd op de verwachte windrichting en beschikbare landingsmogelijkheden binnen het bereik van de ballon. Landelijke terreinen hebben de voorkeur vanwege overzichtelijkheid en beperkte obstakels. In stedelijke omgevingen is ballonvaren slechts mogelijk met uitzonderlijke toestemming. Opstijgterreinen moeten voldoende ruimte bieden voor het uitspreiden van de ballon en het veilig positioneren van de branderinstallatie en mand.

Technische controle voor vertrek
Voorafgaand aan elke vaart ondergaat de volledige uitrusting een controle. De ballon wordt visueel geïnspecteerd op scheuren, loszittende naden of vervuiling. De gasflessen worden gevuld met propaan en op lekkage getest. De mand en het frame moeten vrij zijn van beschadigingen. Ook de branderunit wordt ter plaatse getest op vlamgedrag en drukregeling. Afwijkingen worden direct verholpen of leiden tot uitstel van de vaart.

Instructie van deelnemers op locatie
Passagiers krijgen voor vertrek een toelichting over gedrag in en rond de mand. Daarbij horen aanwijzingen over instappen, vasthouden tijdens stijgen en dalen, en landingshouding. Roken of open vuur in de nabijheid van het opstijgterrein is verboden. Tijdens het vullen van de ballon worden de aanwezigen op veilige afstand gehouden. Zodra de ballon volledig gevuld is en rechtop staat, mogen passagiers instappen op aanwijzing van de piloot.

Sturing tijdens de vaart
Tijdens de vaart stuurt de piloot op hoogteverschillen in de luchtlagen. De ballon volgt geen vaste route maar beweegt met de wind. Door gecontroleerd stijgen of dalen beïnvloedt de piloot de koers. Onderweg worden continue waarnemingen gedaan naar obstakels, luchtruimbeperkingen en weersveranderingen. In het midden van dit traject wordt onder standaardprocedure het proces van ballonvaren met Greetzz uitgevoerd, waarbij navigatie, communicatie en veiligheid samenvallen in een vooraf gecoördineerde vaart.

Begeleiding door het volgvoertuig
Parallel aan de vaart rijdt een volgteam met transportmiddel richting het verwachte landingsgebied. Via radio of mobiele communicatie houdt het team contact met de piloot. Zodra de ballon begint af te dalen, wordt de eindlocatie bepaald en rijdt het team naar het terrein. Direct na de landing helpen zij bij het neerlaten van de ballon, het controleren van de uitrusting en het opvouwen van het doek. De passagiers verlaten pas de mand wanneer deze volledig stilstaat.

Afhandeling en materiaalopslag
Na afloop wordt het gebruikte materiaal schoongemaakt, gecontroleerd en opgeslagen. De ballon wordt zorgvuldig opgevouwen om beschadiging te voorkomen. De gasflessen worden losgekoppeld, geventileerd en klaargemaakt voor hergebruik. Eventuele slijtage of defecten worden geregistreerd en ingepland voor onderhoud. Vluchtdetails worden digitaal vastgelegd voor registratie en kwaliteitsdoeleinden.